Decidir investimentos nas autarquias

As organizações têm nos seus orçamentos os instrumentos para traduzir objectivos em resultados concretos. Nas autarquias é idêntico. Há objectivos de várias naturezas que, através de projectos ou outras iniciativas, são transformados em resultados concretos.

Exemplo? A autarquia A pretende desenvolver o sistema de educação local e para isso vai contratar professores para disponibilizar aulas de estudo acompanhado (ou explicações como se costuma dizer). Neste exemplo o objectivo é o desenvolvimento do sistema de educação, o resultado pretendido é melhor educação e o projecto ou iniciativa é a contratação ou a organização dos professores. Claro que neste exemplo foi necessário os meios ou recursos adequados, neste caso financeiros para pagamento dos seus salários.

Podemos então estabelecer que qualquer objectivo, precisa de meios ou recursos para atingir os seus resultados.

Esquematicamente:

Depois, podemos elaborar sobre a qualidade ou mérito de cada iniciativa. Há seguramente projectos ou iniciativas que são mais eficazes, porque contribuem, com os seus resultados, mais para os objectivos pretendidos, e outros que pelo contrário contribuem menos.

O quadro seguinte esquematiza sobre os méritos dos projectos.

• Há os projectos eficazes – que consomem poucos meios, mas produzem muitos resultados.
• Há os projectos estratégicos – que consomem muitos meios, mas produzem igualmente muitos resultados.
• Há os projectos-piloto ou embrionários – que consomem poucos meios e produzem igualmente poucos resultados.
• E há os projectos desnecessários (ou inúteis) que consomem muitos meios, e produzem poucos resultados (esta afirmação pode ser injusta para alguns projectos, que sendo consumidores de recursos e produtores de poucos resultados, podem ainda assim, ser importantes – é um risco que eu corro apenas para ilustrar a tipologia dos projectos).

Portefólio de investimentos

Voltando às organizações, perante uma lista de investimentos, têm de decidir quais são aqueles que vão ser realizados, escolhendo projectos que estão necessariamente classificados neste quadro. Entre os eficazes, estratégicos, pilotos ou simplesmente desnecessários ou projectos duvidosos. Ao faze-lo estão a escolher aqueles que maximizam o atingimento dos objectivos com o mínimo de investimento possível. É neste critério que se distinguem as organizações mais bem sucedidas. São mais eficazes nos seus investimentos.

Então, como identificar os projectos mais eficazes?

É na identificação, tão clara quanto possível, de quais são os objectivos a que cada projecto dá resposta que torna possível fazer emergir os projectos mais eficazes.

E os objectivos podem ser de natureza muito diversa: Políticos, satisfação dos clientes, ou melhoria de condições de trabalho dos colaboradores, melhor serviço ao cidadão, redução de tempos de resposta, etc…

Depois, classificar cada projecto em função destes objectivos, e dos recursos necessários. Podem ser financeiros, recursos humanos, materiais ou equipamentos, ou outros.

Torna-se fácil aceitar que, para cada organização em cada momento, há um conjunto óptimo que maximiza o resultado para os recursos disponíveis. É possível encontrar situações onde se consome 80% dos recursos para atingir apenas 20% dos objectivos. Mas é sempre desejável que seja o contrário. Consumir 20% dos recursos, para atingir 80% dos objectivos.

É aqui que a tecnologia pode ajudar.

O objectivo desta mensagem é chamar a atenção para a existência de uma ferramenta chamada Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 que tem precisamente como objectivo ajudar a decidir sobre um portefólio de investimento.

Em Portugal, o parceiro BrightPartners tem-se especializado na implementação destas soluções de gestão de portefólios de investimento. Mas, nas autarquias, ainda não há referências. E, por exemplo, numa autarquia que faz a gestão de 100 milhões de euros de orçamento anual, cada 1% de melhoria de execução, equivale a 1 milhão de euros disponível para execução noutros projectos.

Acho que há aqui um espaço de inovação em novas ferramentas de gestão autárquica que podem, de facto, tornar mais eficientes os seus orçamentos.

Objectivo: Fazer mais com menos nas autarquias

No sua literatura, a BrightPartners propõe-se a “Apoiar a maximização da execução orçamental da autarquia, promovendo o cumprimento dos objectivos (políticos, administrativos, melhoria operacional, …) e a optimização da aplicação dos recursos (humanos, financeiros, equipamento, imóveis, …), através de uma melhor selecção das iniciativas”

Fica o desafio.