As “Reuniões de Câmara” são o órgão deliberativo das autarquias. Permitem discutir e aprovar as mais diversas propostas necessárias ao seu regular funcionamento.
O processo tradicional de preparação para uma Reunião de Câmara começa com a apresentação de propostas à discussão, ao longo de quatro passos principais:
- Criação e elaboração da proposta;
- Submissão da proposta para aprovação pelo Presidente da Câmara;
- Avaliação e maturação da proposta para aprovação;
- Aprovação ou rejeição da proposta.
Uma vez determinadas quais as propostas que serão submetidas efectivamente à discussão na Reunião de Câmara, são feitas pelo menos tantas cópias de cada um dos documentos quantos o número de vereadores (número que varia consoante as câmaras).
Seguem-me mais três passos:
- A agenda da reunião e as cópias das propostas são distribuídas por todos os participantes – ou seja, pelo Presidente e pelos vereadores;
- A Reunião de Câmara decorre, sendo as propostas colocadas à discussão e votação pelos participantes;
- No final, um elemento do secretariado que assistiu à reunião, produz uma minuta que, após ser submetida à aprovação pelos presentes, dará origem à acta da reunião.
Todo este processo dá origem a uma enorme produção de papel impresso.
Reunião de Câmara Digital
A Cave Digital desenvolveu uma solução chamada “Reunião de Câmara Digital”, onde tudo se passa sem que seja necessário gerar documentos físicos em papel:
- A proposta é criada online;
- O processo de aprovação é iniciado, igualmente com base no documento em formato digital;
- A proposta, caso seja aprovada, é incluída na agenda da reunião;
- A agenda é divulgada por email aos parti-cipantes;
- Durante a reunião, os participantes acom-panham os trabalhos com computadores portáteis (notebooks e/ou tablet PCs) ligados através de uma rede sem fios segura;
- A burocracia e a logística associadas à reunião são igualmente suportadas digital-mente, designadamente as votações, a entrada e saída de participantes, alteração às propostas, etc.
Esta solução está já em funcionamento na CM do Porto, e em instalação noutras autarquias (capitais de distrito) e órgão da administração central do estado.
Vejam o video e o caso de estudo realizados a propósito da utilização da solução das “Reuniões de Câmara Digitais” na CM do Porto.
Reunião de Câmara Digital no CSP
O CSP disponibiliza uma versão light desta solução para as reuniões de câmara digitais, que está disponivel para autarquias e parceiros poderem começar uma implementação.
Para beneficiar de toda a experiência do parceiro que concebeu e implementou em clientes, contactar a Cave Digital.
