Redução de custos na AP – Desmaterialização de processos


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A total desmaterialização de processos pode ser uma das medidas que mais repercussões podem ter no aumento da produtividade e diminuição de custos. Tal facto não é novo e não apresenta um princípio que todos os departamentos de sistemas de informação municipais não tentem há anos colocar em prática nas Autarquias Locais.

Muitas Autarquias têm já ferramentas de desmaterialização de processos, contudo, afigura-se uma tarefa complicada levar a desmaterialização a todas as áreas. A cultura da impressão e do arquivo ainda persiste. Penso até, que este é um dos processos de mudança mais lentos na AP, pois há sempre alguém pronto a não resistir ao apetecível botão “imprimir”. Seria desejável, que este hábito fosse alterado e a desmaterialização fosse total.

Em conjunto com a desmaterialização, é também muito importante que sejam levantados e definidos os fluxos de trabalho (Workflows) que cada processo deve percorrer, esclarecendo a responsabilidade dos seus intervenientes.

As vantagens da desmaterialização não ficam só pela redução de custos, vão mais além:

– Aumentos de eficiência e produtividade;
– Disponibilidade;
– Segurança;
– Obtenção de indicadores para optimização da gestão;
– Identificação clara da responsabilidade de cada interveniente;
– “Amigo do ambiente”;
– Inexistência de espaço físico para arquivo;
– …

Nesta matéria, existem algumas barreiras legais, que não possibilitam por exemplo, a notificação aos cidadãos através de meios electrónicos. Será necessário pensar numa solução que alternativa às cartas registadas com aviso de recepção, que representam também um custo para as autarquias (e-notificação). Os próprios CTT já se prepararam para a mudança, nomeadamente com o projecto Viactt.

O recurso à desmaterialização de processos é portanto uma boa forma de reduzir custos na AP, sendo por isso importante continuar a mudança.

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One thought on “Redução de custos na AP – Desmaterialização de processos

  1. Olá Nuno,

    Parece-me que nesta fase todos estão conscientes das vantagens associadas à desmaterialização, e que a desmaterialização obriga a uma reengenharia de processos.

    Um das grandes dificuldades que encontro na implementação de projectos críticos como este é na sua fase inicial, isto é, a sua fase de projecto.
    É crucial a identificação clara dos objectivos, âmbito e requisitos.
    Sem a definição clara dos dois primeiros e uma séria e profunda aplicação da engenharia de requisitos, todo o projecto está destinado ao fracasso.

    Citando outra máxima na implementação de SI/TI:
    “As duas primeiras leis de qualquer implementação tecnológica:
    1ª – a automação de um processo eficiente irá aumentar a sua eficiência.
    2ª – a automação de um processo ineficiente irá aumentar a sua ineficiência.”

    Veja-se este artigo “uma casa sem projecto

    No que respeita novamente à utilização do CC nos projectos e processos de desmaterialização, a Legislação em vigor** que baliza a utilização dos certificados de assinatura digital qualificados é clara:
    -> “Quando lhe seja aposta uma assinatura electrónica qualificada certificada por uma entidade certificadora credenciada (aplica-se o uso do CC), o documento electrónico com o conteúdo referido no número anterior tem a força probatória de documento particular assinado, nos termos do artigo 376.º do Código Civil.” – art.º 3.º DL 290 -D/99.
    -> “A comunicação do documento electrónico, ao qual seja aposta assinatura electrónica qualificada (aplica-se o uso do CC), por meio de telecomunicações que assegure a efectiva recepção equivale à remessa por via postal registada e, se a recepção for comprovada por mensagem de confirmação dirigida ao remetente pelo destinatário que revista idêntica forma, equivale à remessa por via postal registada com aviso de recepção.”

    ** Decreto-Lei n.º 88/2009. D.R. n.º 70, Série I de 2009-04-09Procede à quarta alteração ao Decreto-Lei n.º 290-D/99, de 2 de Agosto, que estabelece o regime jurídico dos documentos electrónicos e da assinatura digital, e à primeira alteração ao Decreto-Lei n.º 116-A/2006, de 16 de Junho, que cria o Sistema de Certificação Electrónica do Estado

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