O Presidente de Câmara do Futuro (muito próximo)


Apresentam-se a seguir alguns episódios do dia-a-dia de um Presidente de Câmara, que relatam a forma como a tecnologia pode ajudar a gerir vários temas de uma Autarquia Local, contribuindo para o aumento da eficiência organizacional e para garantir tomadas de decisão melhor fundamentadas.

10:00h (via Skype fazendo atendimento a empresas)

Munícipe A: Bom dia Sr. Presidente. Desculpe estar a incomodá-lo, mas gostaria de lhe questionar se há interesse para o seu concelho, na instalação de um empreendimento turístico, para desenvolver a prática do Golfe?
Presidente: Bom dia, não incomoda absolutamente nada. É claro que temos muito interesse nesse tipo de investimento. Vou encaminhar o nosso chat para a minha chefe de gabinete, para que possamos agendar uma Videoconferência, onde estarão os Sr.s Vereadores do Turismo e do Desporto.
……

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(artigo publicado no site www.i-gov.org)

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Município de Pombal promove evento dedicado à Gestão Documental


O Município de Pombal, em parceria com a Normática, vai organizar no próximo dia 6 de Junho o evento «Autarquias 3.0 – O Poder da Integração das Aplicações na Administração Local».

No decorrer do evento, que terá lugar no Teatro-Cine de Pombal a partir das 9:00 horas, serão apresentados alguns dos projetos implementados pela autarquia na área da gestão documental.

No centro desta iniciativa, que vai contar com a presença de Feliciano Barreiras Duarte, Secretário de Estado Adjunto do Ministro-Adjunto e dos Assuntos Parlamentares, estará uma demonstração do projeto de gestão documental Webdoc 2.0, implementado pela Município de Pombal.

Além deste projeto, o nosso Município irá apresentar duas outras aplicações de desmaterialização de processos na área do Urbanismo e reuniões de Câmara.

Programa

  • 9:00 – Receção
  • 9:30 – Boas Vindas: Engº Narciso Mota (Presidente da Câmara) | Dr. Martinho Almeida (Presidente do Conselho de Administração da Normática)
  • 9:50 – Modernização da Administração Local: Dr. Feliciano Barreiras Duarte (Secretário de Estado Adjunto do Ministro-Adjunto dos Assuntos Parlamentares)
  • 10:20 – Apresentação Normática e Visão para as Autarquias Locais: Pedro Soeiro (Centro de Competências OutSystems da Normática)
  • 10:40 – Coffee Break
  • 11:00 – Live Demo – Aplicações no Município de Pombal – WebDoc 2.0, WebMeeting, WebSigu: Nuno Salvador (Município de Pombal) | Vera Pereira e Bruno Rodrigues (Normática)
  • 12:00 – Debate
  • 12:45 – Encerramento

Assista ao Webcast em http://www.ustream.tv/channel/autarquias-3-0

 

Associação Nacional de Municípios Portugueses publica Estudo de Opinião sobre Poder Local


A Associação Nacional de Municípios Portugueses (ANMP) levou a cabo um estudo de opinião, contratando para o efeito a Eurosondagem, S.A., em que foram colocadas algumas questões ligadas ao trabalho desenvolvido pelo Poder Local e pelos eleitos locais, tendo em vista a perceção do grau de satisfação dos cidadãos relativamente à atividade prosseguida pelos Municípios.

O estudo está disponível para download aqui.

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Avaliação de Desempenho de profissionais de TICs na AP


Estamos numa altura em que todos os trabalhadores da AP (Administração Pública) têm preocupações na definição de objetivos para a avaliação de desempenho para o ano de 2012.

Todos os avaliadores são chamados a definir os melhores objetivos para avaliar de forma mais justa os seus avaliados. Não pretende este artigo apontar as virtudes nem os defeitos do SIADAP (Sistema Integrado de Avaliação de Desempenho na Administração Pública), previsto na Lei n.º 66-B/2007 de 28 de Dezembro, mas sim aflorar a importância na criação de SLAs (Service Level Agreement) para medir o desempenho dos avaliados em geral e dos serviços de Tecnologias de Informação em particular.

Se em algumas áreas a definição de objetivos pode ser um exercício complexo, na área das Tecnologias de Informação tal tarefa estará mais facilitada, bastando para isso recorrer à implementação de sistemas de gestão de atividades realizadas.

Entrando num exemplo concreto, a avaliação do serviço de Helpdesk (apoio aos utilizadores), é precisamente um dos que mais facilmente se podem definir SLAs e a sua medição. Para tal, é necessário o recurso a sistemas de gestão de Tickets, que facilmente registam a criação dos pedidos, assim como o seu fecho.

Existem várias soluções de gestão de Tickets que os departamentos de TICs podem recorrer para poder medir os indicadores de desempenho relacionados com esta função. Alguns incluem ainda a possibilidade de gerir o serviço de acordo com a norma ITIL (Information Technology Infrastructure Library), se bem que para o assunto em questão, o recurso ao ITIL não seja na minha ótica imprescindível. Apresentam-se a seguir apenas três exemplos deste tipo de software:

Numa equipa de TIC em que há vários tipos de atividades, é importante classificar essas atividades e definir objetivos de acordo com essa classificação. Seguem-se um exemplo de um objetivo que pode ser aplicado a avaliados que pertencem a este tipo de profissionais.

Objectivo
Melhorar o tempo médio de resolução de pedidos de Helpdesk dos seguintes tipos: Software, Hardware, Printing, Videovigilância e Rede, classificados com prioridade média ou urgente.
As datas de início e final dos pedidos deverão ser as da data de recepção dos pedidos na Divisão, nomedamente quando registados no sistema de gestão de tickets, independentemente da forma de chegada. A data de resolução deve corresponder à data em que o pedido foi efectivamente resolvido (ticket
close).
O avaliado pode requerer a supressão de contabilização de alguns tickets que não possam ser efectuados por razões que não lhe possam ser imputáveis, como por exemplo falta de material.

Indicador de medida
Tempo médio de resolução de pedidos

Critérios de Superação
Supera se o tempo médio for inferior a 6 dias
Cumpre se o tempo médio se situar entre 6 e 11 dias
Não cumpre se o tempo médio for superior ou igual a 12 dias

É muito importante que os avaliados possam ter informação sobre o seu desempenho, pois só assim poderão percepcionar o grau de cumprimento do objetivo a si definido. Muitas vezes (um dos problemas que se apontam ao SIADAP), a monitorização ao longo do ano não é efetuada e os avaliados só têm noção dos indicadores quando já não têm possibilidade de os inverter (para os casos em que não são cumpridos).
É portanto importante que as ferramentas escolhidas para gerir as atividades das equipas, possam dar essa informação em tempo real, como se apresenta no exemplo seguinte:
Exemplo medidação SLAs

No exemplo anterior, estão calculados os TMR (Tempo Médio de Resolução) dos tickets por tipo. Estes gráficos devem estar visíveis, por exemplo, num dashboard da aplicação de gestão de tickets.

Desta forma é possível com muita facilidade avaliar o desempenho do avaliado, validando se os SLAs individuais para si definidos foram ou não cumpridos, sem margem para quaisquer subjectividades.

Espero ter contribuído para ajudar a simplificar esta tarefa, nomeadamente aos avaliadores desta área. Se se achar pertinente, posso contribuir com mais alguns exemplos de objetivos SMART para a área das TIC.

Projectos de transparência pública


TransparênciaO projecto mais emblemático de transparência pública, é sem dúvida o www.base.gov.pt.

Contudo, existem outras iniciativas muito interessantes, que permitem informar o cidadão, sobre a actividade pública.

Projecto Parlamento

“Esta iniciativa foi desenvolvida por uma comunidade que reúne pessoas que partilham uma mesma preocupação – a transparência ou a falta dela, mas em tudo o mais são diferentes, seja em competências, percursos e até línguas. Trata-se de um projecto ambicioso, mas necessário num país em que é manifesta a descrença na classe política e em que a expressão da chamada “sociedade civil” é muito apagada e onde a participação e o envolvimento dos cidadãos ganham muito com a informação mais clara, acessível e actualizada.”

Excerto retirado da página do projecto.Projecto parlamento.png

Este projecto visa essencialmente obter informação sobre a actividade dos deputados no Parlamento Português.
O projecto apresenta como objectivos:
1. Acrescentar valor aos dados disponíveis pela apresentação, pesquisa e consulta;
2. Criar novas formas de visualização que permitam descobrir novas informações;
3. Convidar os cidadãos a intervir activamente e esclarecidamente nas questões da vida pública;
4. Utilizar recursos, conhecimento e ferramentas disponíveis e utilizados por outros que acelerem o processo de desenvolvimento.

Transparencia-pt.ORG

imageO projecto Transparência na AP foi o primeiro a surgir neste domínio da transparência e dos dados públicos utilizando a Internet. Surgiu como uma resposta da ANSOL, Associação Nacional para o Software Livre, ao portal de contratos públicos online já enunciado o www.base.gov.pt.

“Foi desenvolvido para resolver as muitas dificuldades com a pesquisa e navegação no sítio oficial Base – Contratos Públicos Online”, pode ler-se sobre o projecto na sua página online.
Neste portal, desenvolvido com base em tecnologias opensource, faz-se uma cópia da informação oficial actualizada periodicamente e disponibilizada através de um interface que facilita e incentiva a procura. De momento apenas pesquisa pelo objecto e nomes das entidades envolvidas nos Ajustes Directos publicados.

Pordata

image“O projecto Pordata é um serviço público, um projecto destinado a todos, pensado para um vasto número de utentes que comungam do interesse em conhecer, com confiança e rigor, mais sobre Portugal. É, por isso, com imenso orgulho que passo, a partir de hoje, a partilhar esta fonte de informação com todos os que possam dela necessitar.” – Maria João Valente Rosa, Directora do projecto.
Este projecto representa provavelmente um dos melhores exemplos de transparência pública em Portugal. É uma iniciativa da Fundação Francisco Manuel dos Santos, que visa mostrar informação sobre várias áreas da vida pública Portuguesa, como por exemplo: População; Saúde; Educação; Emprego e Condições de Trabalho; Produto, Rendimentos e Níveis de Vida; Habitação; Conforto e Bem-Estar; Segurança Social; Cultura; Justiça; Contas Nacionais e Função Social do Estado; Empresas e Trabalhadores.

Demo.cratica

imageO projecto Demo.cratica é um projecto independente, livre e autónomo dedicado a oferecer uma nova visão sobre o Parlamento Português. No site pode ler-se a descrição do projecto como “A forma fácil de ler o parlamento. Um site independente para saber quem são e o que dizem os deputados da assembleia da república portuguesa.”
Tecnicamente, o Demo.cratica consiste em duas partes: um conjunto de ferramentas de extracção, análise e catalogação da informação pública, e um website para mostrar essa informação de uma forma simples e eficaz.

Função Compras na AP


Um dos grandes desafios que a Administração Pública Local enfrenta hoje em dia é a optimização da função compras.

A descentralização (cada entidade compra “per si”) da função compras nas autarquias apresentam várias desvantagens, com impacto financeiro negativo:
– Custos operacionais elevados;
– Perca de produtividade, porque há várias funcionários em Municípios diferentes a fazer o mesmo trabalho (elaboração do processo administrativo, identificação de requisitos, cadernos de encargos, etc…);
– Falta de capacidade de negociação;
– Incapacidade para conseguir o melhor preço, por vezes devido ao desconhecimento cabal do mercado;
– Desperdício de recursos públicos;
– Inexistência de economias de escala;

São conhecidos projectos em várias autarquias com excelentes resultados, contudo o potencial para criar economias de escala, ganhos brutais de eficiência e financeiros, é enorme.

É portanto necessário que as Autarquias tenham cada vez mais a capacidade de se organizar, para que de forma colaborativa, possam efectuar as suas aquisições, garantindo o melhor preço, sem descurar a qualidade dos bens e serviços prestados, obviamente. É importante que recorram por exemplo, com mais frequência à ANCP, ou se organizem mais através das Associações de Municípios. O retorno do investimento dos recursos para realizar este trabalho, seria muito facilmente obtido.

Onde é que entram as TIC’s?

Imaginando que não existe a capacidade colaborativa (bem sabemos a dificuldade que esta tarefa pode resultar), existe algo que se poderia implementar, como por exemplo um portal público, onde se publicitassem em detalhe os preços que cada autarquia conseguia obter no mercado dos bens e serviços que compra. Normalmente só se tem conhecimento dos valores globais de aquisição. Quem puder fazer este pequeno exercício, tente saber a quanto é que os seus Municípios vizinhos compram as resmas de papel ou outros consumíveis? Vai ficar surpreendido com o resultado.

Seria interessante criar uma rede que partilhasse esta informação.

Com este conhecimento, os vários departamento de compras, poderiam corrigir o eventual desvio e com isso ter capacidade negocial e obter um melhor preço. Note-se que aqui não há centralização.

Factura electrónica

Enquadrado nesta temática, a questão da factura electrónica faz todo o sentido. É necessário que da mesma forma se instituiu a desmaterialização da Contratação Pública, se instituam regras que alavanquem a utilização desta funcionalidade, para as operações contabilísticas.

Plataforma de compras públicas da Administração

Na a França, foi desenvolvido uma projecto, onde é disponibilizada às entidades públicas a utilização de uma plataforma electrónica de compras públicas, distribuída sob a forma de software livre para quem desejar utilizar. Porque não fazê-lo em Portugal?

Esta opção estratégica, permitia à Administração Pública Central e Local, poupanças em licenciamentos de plataformas electrónicas assim como facilitar a identificação e correcção de maus negócios para a AP.

Conclusão

Conseguindo implementar estas três medidas, estou em crer que a Administração Pública, conseguiria ganhos quer de eficiência quer financeiros. Não são medidas fáceis de implementar, mas contribuiriam certamente para alcançar os objectivos já descritos e portanto permitir que a despesa pública nas autarquias locais diminuísse.

Redução de custos na AP – Desmaterialização de processos


paperless

A total desmaterialização de processos pode ser uma das medidas que mais repercussões podem ter no aumento da produtividade e diminuição de custos. Tal facto não é novo e não apresenta um princípio que todos os departamentos de sistemas de informação municipais não tentem há anos colocar em prática nas Autarquias Locais.

Muitas Autarquias têm já ferramentas de desmaterialização de processos, contudo, afigura-se uma tarefa complicada levar a desmaterialização a todas as áreas. A cultura da impressão e do arquivo ainda persiste. Penso até, que este é um dos processos de mudança mais lentos na AP, pois há sempre alguém pronto a não resistir ao apetecível botão “imprimir”. Seria desejável, que este hábito fosse alterado e a desmaterialização fosse total.

Em conjunto com a desmaterialização, é também muito importante que sejam levantados e definidos os fluxos de trabalho (Workflows) que cada processo deve percorrer, esclarecendo a responsabilidade dos seus intervenientes.

As vantagens da desmaterialização não ficam só pela redução de custos, vão mais além:

– Aumentos de eficiência e produtividade;
– Disponibilidade;
– Segurança;
– Obtenção de indicadores para optimização da gestão;
– Identificação clara da responsabilidade de cada interveniente;
– “Amigo do ambiente”;
– Inexistência de espaço físico para arquivo;
– …

Nesta matéria, existem algumas barreiras legais, que não possibilitam por exemplo, a notificação aos cidadãos através de meios electrónicos. Será necessário pensar numa solução que alternativa às cartas registadas com aviso de recepção, que representam também um custo para as autarquias (e-notificação). Os próprios CTT já se prepararam para a mudança, nomeadamente com o projecto Viactt.

O recurso à desmaterialização de processos é portanto uma boa forma de reduzir custos na AP, sendo por isso importante continuar a mudança.

E Agora?


image

Esta é sem dúvida a pergunta que todos fazem.

Existe uma grande incerteza sobre o futuro mais próximo. As informações que vão sendo veiculadas não auguram nada de bom, contudo ainda não estão confirmadas. Uma certeza porém podemos ter: nada vai ser igual a partir de agora.

Não pretendo contudo com estas palavras carregar os próximos tempos de pessimismo nem ser um “profeta da desgraça”, mas é neste contexto de incerteza e de austeridade que vamos viver nos próximos anos.

Assim sendo, a AP (Administração Pública Central e Local) vai sentir mais necessidade de ser mais produtiva com menos recursos. Esperemos que sejam apenas financeiros.

Esta realidade vem trazer novos dados na área das Tecnologias da Informação. Será este um tempo de recessão ou um tempo de oportunidades? Tudo depende de como o mercado responder e da capacidade da AP em reajustar as suas prioridades, sem que perca a noção da sua principal missão: promover uma melhoria de qualidade de vida dos cidadãos e a competitividade das empresas.

Esta nova realidade irá ter uma consequência (não só nas áreas de TI): todos os investimentos vão ser muito bem pensados e serão efectuados apenas os que apresentarem uma inegável utilidade e rentabilidade. Há por isso uma tendência relativamente aos projectos onde irão incidir os investimentos nos tempos mais próximos.

Os projectos que vão estar em evidência num futuro próximo na minha opinião serão os que conseguirem atingir claramente os seguintes objectivos:

  • Redução de despesa;
  • Aumento de produtividade;
  • Integração dos Sistemas de Informação
  • Promoção do trabalho colaborativo
  • Uniformização e centralização

Outro aspecto importante, será o modelo de negócio, ou seja a forma como estes projectos serão enquadrados na nova realidade económica. Terão de existir alguns ajustamentos e muita reengenharia, para a AP possa continuar com o seu propósito, sem perder pujança nem permitir um abrandamento da modernização tão necessária, para atingir maior produtividade e essencialmente maior eficiência, fazendo mais com menos.
As TI têm um papel fundamental nesta sentido.

Em próximos post apresentarei alguns exemplos dos tipos de projectos enunciados.

O Cartão do Cidadão nas Autarquias Locais


Apesar de toda a polémica levantada nas eleições Presidenciais, com o CC (Cartão do Cidadão), com ou sem razão, continuo a acreditar que este é um instrumento importantíssimo para a modernização das ALs (Autarquias Locais).
Cartão do Cidadão
Já todos percebemos o que é o Cartão do Cidadão, contudo, importa referir duas funcionalidades que podem ser potenciadas em projectos de modernização nas ALs, nomeadamente a possibilidade de identificação electrónica (autenticação) e o certificado digital qualificado (assinatura electrónica qualificada).

Hoje em dia estas duas funcionalidades já são utilizadas para efectuar autenticação em portais e aplicações da intranet assim como nas plataformas de contratação pública. Contudo, o CC pode ser utilizado para outras aplicações, sendo por isso um desafio muito interessante que se coloca aos agentes da ALs.

São várias as oportunidades da aplicabilidade do CC em projectos de e-government nas ALs:

  • Autenticação – utilização do CC como norma para autenticação nas aplicações internas e portais;
  • Desmaterialização de processos – utilização nos sistemas de gestão documental, nas aplicações de gestão de obras particulares, nos portais autárquicos, permitindo o fim da circulação de papel, com toda a segurança e legalidade;
  • Assiduidade – utilização do CC para registo de assiduidade;
  • Cartão do Munícipe – utilização do CC para substituir todos os cartões que um Município disponibiliza ao seu Munícipe. Hoje em dia há cartões para as Piscinas, para a Biblioteca, para os Transportes Urbanos, para as Férias e Mercados, para a Juventude, para o Estacionamento, etc…
  • Balcões de Atendimento e CRM – utilização do CC para identificar o Munícipe nos Balcões de Atendimento, reduzindo tempos de atendimento e permitindo a assinatura digital de requerimentos;
  • Reuniões de Câmara e Assembleia – Autenticação, votação e assinatura das actas;
  • Etc…

    Naturalmente que existem resistências e ainda muitas dúvidas sobre a utilização do CC. Há os que defendem que a sua utilização dever ser apenas privada e não para uso profissional. Contudo, as vantagens da sua utilização nas ALs permitirão atingir mais rapidamente uma administração mais eficaz, mais eficiente e mais produtiva. Será uma oportunidade perdida se não se conseguirem ultrapassar estas barreiras.

    O desafio que se nos depara não é tanto tecnológico, mas sim o de conseguir demonstrar que a utilização do CC em prol da produtividade e redução de custos é uma alternativa muito interessante para o desenvolvimento das ALs em Portugal.