Redução de custos na AP – Desmaterialização de processos


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A total desmaterialização de processos pode ser uma das medidas que mais repercussões podem ter no aumento da produtividade e diminuição de custos. Tal facto não é novo e não apresenta um princípio que todos os departamentos de sistemas de informação municipais não tentem há anos colocar em prática nas Autarquias Locais.

Muitas Autarquias têm já ferramentas de desmaterialização de processos, contudo, afigura-se uma tarefa complicada levar a desmaterialização a todas as áreas. A cultura da impressão e do arquivo ainda persiste. Penso até, que este é um dos processos de mudança mais lentos na AP, pois há sempre alguém pronto a não resistir ao apetecível botão “imprimir”. Seria desejável, que este hábito fosse alterado e a desmaterialização fosse total.

Em conjunto com a desmaterialização, é também muito importante que sejam levantados e definidos os fluxos de trabalho (Workflows) que cada processo deve percorrer, esclarecendo a responsabilidade dos seus intervenientes.

As vantagens da desmaterialização não ficam só pela redução de custos, vão mais além:

– Aumentos de eficiência e produtividade;
– Disponibilidade;
– Segurança;
– Obtenção de indicadores para optimização da gestão;
– Identificação clara da responsabilidade de cada interveniente;
– “Amigo do ambiente”;
– Inexistência de espaço físico para arquivo;
– …

Nesta matéria, existem algumas barreiras legais, que não possibilitam por exemplo, a notificação aos cidadãos através de meios electrónicos. Será necessário pensar numa solução que alternativa às cartas registadas com aviso de recepção, que representam também um custo para as autarquias (e-notificação). Os próprios CTT já se prepararam para a mudança, nomeadamente com o projecto Viactt.

O recurso à desmaterialização de processos é portanto uma boa forma de reduzir custos na AP, sendo por isso importante continuar a mudança.

A minha rua – Streetcare


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Muitas autarquias tem desenvolvido soluções para implementar o conceito “A minha rua” que permitem aos cidadãos a identificação de situações anómalas nos seus espaços públicos.

O resultado são aplicações mais ou menos conseguidas, muitas vezes baseadas em formulários, sem recurso a mapas e assentes em infra-estrutura local (com necessidade de hardware, software).

Neste final de ano queria deixar-vos aqui uma referência para a aplicação Streetcare desenvolvida em Windows Azure (na núvem), sem necessidade de hardware ou software local, de baixo custo e que pode ser implementado muito rapidamente (15m é o tempo de setup). Podem ver uma demo totalmente funcional aqui.

Video Streetcare para “A minha rua”

 

A aplicação Streetcare está já disponível para o mercado Português.

Boas entradas e um ano de 2011 cheio de inovação.

Exemplos de Videoconferência


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Ainda a propósito do desafio lançado para a utilização da videoconferência, queria aqui deixar dois exemplos nacionais onde tal já acontece.

  • Governo dos Açores“O conceito de Comunicações Unificadas é perfeito para os Açores. Continuamos a sentir que entre as nove ilhas há muito mar, mas as distâncias já não nos parecem tão grandes”.
  • Estradas de Portugal“O investimento no sistema de Comunicação Unificadas é recuperável em pouco tempo de utilização devido ao que se poupa não só em telecomunicações mas, sobretudo no caso da Estradas de Portugal, em deslocações”.

Em ambos os casos, há reduções de custos significativas.

A reter, e a replicar.

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E se as autarquias usassem videoconferência?


Hoje, no Público, o deputado Jorge Sanches, do PS, perguntava “E se em vez do carro e do avião, o Estado usasse a videoconferência para reuniões?”.

A questão é simples, e os resultado seriam seguramente importantes em termos de redução de custos (financeiros) e poupança de recursos (energéticos).

Nos tempos que correm não é displicente.

E nas autarquias?

Eu, aqui, lanço a mesma pergunta com a variante autárquica.

Se as autarquias usassem os serviços de videoconferência para seu uso interno e para o contacto regular, permanente, que estas mantém com os órgãos centrais.

É sabido que a esmagadora maioria das autarquias tem dezenas (em alguns casos, centenas) de edifícios por onde estão espalhados os diferentes serviços municipais. De cada vez que é necessário um contacto mais directo, ou uma diligência, lá vai um funcionário palmilhar centenas de metros, ou então, motorista e carro, para ir aos paços do concelho, ou a outro serviço.

Uma conta rápida (e conservadora) diz-nos que se podem ganhar mais de 150.000 horas de trabalho nas autarquias se se optasse por reduzir o tempo de deslocações através de videoconferências.

150 autarquias x 5 diligências por dia x 2 pessoas (técnico e motorista) x 2 horas = 3.000 horas * 180 dias = 150.000 horas.

E ainda não estão aqui estimados a redução de custos directos de transportes e combustíveis.

Soluções tecnológicas?

Home

Soluções tecnológicas há muitas, mas deixo aqui esta referência para vossa consideração. Comunicações Unificadas.

Outras estratégias para a redução de custos nas autarquias

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Londres tem ruas mais limpas com a Cloud


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Londres adoptou uma solução semelhante à Minha Rua que tem sido promovido pelo Simplex Autárquico e pelas autarquias aderentes.

Chamaram-lhe London Love Clean Streets.

Está feito sobre o pacote Streetcare disponibilizado no CSP – Citizen Service Platform.

A aplicação é feita na “Cloud” com o Azure, Silverlight e Bing Maps, produz um mapa interactivo e permite às pessoas anunciar problemas e incidentes no espaço público.

Resultado?

Ruas mais limpas em 87% dos casos, e menos 30% de grafittis.

O caso de estudo pode ser lido aqui.

Cloud computing? Nas nossas autarquias ou isso é só para Londres?

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Estas soluções baseadas na Cloud estão cada vez mais na ordem do dia. Brevemente vão haver novidades em algumas autarquias com soluções nas núvens, para resolver problemas bem reais e a custos bem contidos.

Nos tempos que correm é importante inovar, e controlar custos. A Cloud permite-o.

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PEC nas autarquias


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Numa altura em que tanto se fala em reduzir custos, deixo aqui uma nota sobre alguns artigos que escrevi sobre estratégias de redução de custos operacionais nas autarquias (e noutras organizações).

Para relembrar que muitas vezes, é – de facto – possível fazer mais, com menos recursos, desde que bem utilizados.

 

Subscreva a Autarquia Digital aqui.

De olho na terra


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A poucas semanas da conferência de Copenhaga , a agência europeia do ambiente lançou a segunda fase do portal Eye on Earth, que monitoriza a qualidade da água e do ar (novidade nesta 2a versão), a partir de 32 países, apresentado-os em 25 línguas. É mais um exemplo de aplicações visuais (geográficas) para apresentação de uma imensa quantidade de dados (tornando-os assim úteis).

Tem a particularidade de ser uma aplicação feita com o Bing Maps e em cima da nuvem do Windows Azure, demonstrando assim a vocação desta plataforma para aplicações de massas e em larga escala.

O Eye on Earth é composto por dois módulos.

  • WaterWatch (water quality)
  • AirWatch (air quality)

Recolhe informação de milhares de sensores espalhados por toda a Europa, assim como o input dos cidadãos que podem registar as suas informações de forma a dar enriquecer o serviço.

Fica aqui o convite para “monitorizarem” o serviço e a qualidade do ar e da água.

Vejam o vídeo de apresentação.

Link: www.eyeonearth.eu 

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Porto saves paper with CaveDigital Board Meeting Solution


City of Porto saves paper with CaveDigital Board Meeting Solution


The CaveDigital Board Meeting solution is enabling the City of Porto to be much more efficient in how it schedules and manages council meetings and how it hs greatly reduced their use of paper.

Update 8/Set/09 16:00 (link corrigido)

Do Pacto dos Autarcas às Estratégias Verdes


Na sequência do Pacto dos Autarcas, será interessante antecipar quais são os contributos que as tecnologias podem dar ao cumprimento desta agenda verde para a administração local.

Tenho abordado este tema com algumas sugestões, que agora aqui relembro, com exemplos e contributos que as TIC podem dar para a redução de custos, a redução do impacto ambiental das organizações, reduzindo o consumo de energia e de consumiveis enquanto simultâneamente contribuiem para uma organização mais eficiente.

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Pacto dos Autarcas


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Várias tem sido as autarquias Portuguesas que aderiram ao “Pacto dos Autarcas”. À data de hoje, em Portugal, são 9 as autarquias Portuguesas aderentes (Almada, Aveiro, Cascais, Ferreira do Alentejo, Guarda, Lisbon, Moura, Porto, Vila Nova de Gaia).

Aqui encontra-se a lista completa de todas as cidades europeias aderentes. As novas adesões podem ser solicitadas neste link ou no botão seguinte:

Click here to join

O Pacto dos Autarcas é uma iniciativa da Comissão Europeia através de um pacote de acções para as Energias Renovaveis, e estabelece os seguintes compromissos às autarquias aderentes:

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Smart 2020 em Portugal e as Autarquias


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A APDC realizou um estudo que pretende projectar o papel das TIC numa estratégia de sustentabilidade de longo prazo denominado Smart 2020 Portugal, onde, naturalmente, também elabora sobre o papel das Cidades nesta estratégia.

O Estudo pode ser encontrado aqui, e aconselho uma especial leitura na componente das Smart Cities. Diz lá que as Cidades e as TIC tem um papel crucial em duas vertentes chave:

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Redução de custos, ou como investimentos minimos podem levar a significativas reduções de custos de operação das TI


De volta ao tema da redução de custos.

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Descobri esta calculadora da Alinean, que faz uma análise detalhada de alguns vectores de redução de custos de infraestrutura tecnológicas.

Faz um questionário prévio, e produz um relatório detalhado(em Inglês) com muito bom aspecto, que pode ajudar a estabelecer algumas politicas de redução de custos.

Com perguntas semelhantes a estas…

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…produz um conjunto de recomendações para anallisar com atenção.

9 ideas to make anyone a Cost-Cutting Hero

Na documentação anexa encontrei este whitepaper com 9 medidas concretas para cada um de nós se tornar um “Cost-Cutting Hero”:

  1. Server Virtualization to reduce infrastructure investments, energy and operations overhead costs, and help improve server administration –> $195 savings per user per year
  2. Database Consolidation -> $90 savings per user per year
  3. Better managing storage – $20 savings per user per year
  4. Leverage licensing to save more – $250 to $500 savings per user per year
  5. Implement server systems management to reduce administration costs -> save $46 per user per year
  6. Virtualized desktop applications help reduce application management costs -> $93 per user per year
  7. Implement PC standardization and security management to save on PC engineering -> $430 per user per year
  8. Unified Communications -> Saving over $1,123 per user per year in business and IT costs
  9. Collaboration -> saving over $200 per user per year just from printing and mailing savings

Energy Star – Como reduzir o consumo energético dos computadores


Numa época de preocupações ambientais, as nossas organizações nem sempre têm uma noção exacta do seu consumo energético, em particular nos computadores e monitores. Esta iniciativa da União Europeia – Energy Star – oferece umas quantas ferramentas para calcular qual o consumo de uma rede de computadores. Nessa altura poder-se-á descobrir que a simples mudança de monitores CRT para LCD produz uma redução de 73w para 25w num monitor de 17”. Vejam a calculadora aqui.

Portáteis amigos do ambiente

Numa leitura rápida, o mais significativo é a substituição de um PC por um portátil. O consumo comparativo é menor em 67% num portátil. Vejam este quadro.

Power Management Best Practices

No uso dos portáteis (e outros computadores) há uma série de medidas de poupança energética que devem ser consideradas. Neste documento estão listadas as Power Management Best Practices for Windows Vista.

Seria interessante fazer um estudo de consumo de energia de uma rede de comutadores e que medidas poderão fazer uma poupança real de custos e de emissão de CO2.

Em tempo de crise, como poupar com as tecnologias ?


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Estamos em crise. O petroleo ora sobe ora desce, os mercados idem, há uma grande incerteza nas organizações com consequência imediata na necessidade de conter ou reduzir custos.

Neste cenário, a tecnologia pode dar uma ajuda fundamental, ao automatizar funções, reduzir custos operacionais e disponibilizar novas funcionalidades.

Como? os seguintes exemplos dão o mote.

Virtualizar

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Virtualizar servidores. A virtualização é uma técnica que permite que uma único equipamento servidor possa “correr” vários servidores virtuais, simulando o seu hardware. Com esta técnica reduz-se o número de servidores necessários para uma organização, com a consequente poupança nos cutos de aquisição, manutenção e operação. Exemplo de solução de virtualização.

Comunicações unificadas

Reduzir os custos de comunicações e telecomunicações através de uma solução de comunicações unificadas. Estas permitem contacto de voz e imagem (video conferência) entre quaisquer dois (ou mais) colaboradores da organização. Especial referência para a Roundtable (imagem anexa), que é uma câmara inovadora que filma à volta de uma mesa de reuniões em 360º. Muito, muito bom.

Padronização, automação

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Estação padrão e estratégias de instalação automática. Ao fazer  convergir uma mesma imagem das estações de trabalho, está-se a “normalizar” e a reduzir os custos de operação apenas pelo simples facto de ser mais fácil identificar e corrigir quaisquer “problemas” nestas estações de trabalho. Aliado a uma estratégia de instalação automática, fica-se com uma solução que reduz custos e tempos para uma resposta mais rápida.

Reduzir consumo de papel e consumiveis

42-17994381 - Summer Tree

É impressionante a quantidade de papel que se imprime e que ninguém lê. Se passarmos de uma situação de impressão generalizada para uma em que a impressão é a excepção e não a regra, estaremos seguramente a reduzir consumos desnecessários e a poupar umas árvores. O exemplo da CM do Porto é de realçar, mas queria chamar a atenção para a potencialidade do Rights Management como tecnologia, não apenas para controlar acessos – como é seu designio, mas também para gerir quem pode e não pode imprimir um determinado documento.

Resultado?

42-16986828 - Businessman Drawing Line

O resultado destas iniciativas permite (seguramente) às organizações terem uma custo de operação mais reduzido. Nestes tempos de crise, são boas noticias. Outras iniciativas haverão, mas estas são um “investimento seguro” para reduzir custos.

Comentários? Outras iniciativas?

 

O lixo, o ambiente e as redes sociais


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Numa altura em que o ambiente está na ordem do dia, é interessante testemunhar boas práticas de como uma comunidade virtual (Greenopolis) pode ajudar ao objectivo de melhorar o ambiente e a gestãos dos lixos no espaço de uma cidade.

O exemplo vem do gigante americano da recolha e tratamento de lixos (a Waste Management), que patrocinou o aparecimento desta rede social que permite troca de ideias, jogos, foruns, blog e outras formas de relacionamento, sempre sob uma aura verde.

"Greenopolis.com is the first "green," interactive, collaborative, educational website to bring together communities, environmental organizations, universities, foundations and corporations to reward individuals for making incremental positive environmental changes."

Junta a comunidade local como escolas, empresas e individuos, e reconhece empresas/organizações e individuos que tenham um desempenho ambiental positivo. Exemplo? o "best blogger do mês": http://greenopolis.com/myopolis/blogs/blogher08.

Obviamente tenta tirar partido das outras redes sociais mais amplas e com mais capacidade de atrair novos aderentes. Facebook, myspace e twiiter. Desafio-vos a darem uma vista de olhos pelas redes seguintes, nos respectivos links.

Become a fan of our page Become Liv Greene’s friend Follow us on Twitter

Por isso… Be green em Greenopolis. Mas também por cá, vamos "desafiar" entidades públicas e privadas a serem mais "green". É uma mensagem que rende dividendos ambientais e … politicos.

E por cá?

Já vejo alguns exemplos. Chamo-vos a atenção para este prototipo vindo da Universidade de Aveiro de um conjunto de alunos denominado 3rd Block (o 3º calhau, por acaso, é onde todos vivemos :-).

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Mostra como uma comunidade local atenta pode alertar/denunciar maus tratos ambientais e com isso ajudar as autarquias a terem um melhor desempenho ambiental.

Eye on Water


No último dia de Julho foi lançado um portal, da iniciativa da Agência Europeia do Ambiente um portal de monitorização e acompanhamento da qualidade da água. O Portal chama-se “Eye on Earth” e está disponivel aqui na sua versão Portuguesa. Está feito com integração com o Virtual Earth e com o Portal MSN.

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Para já estão disponiveis dados da Itália, Grécia, Malta, Holanda, Eslovénia e Portugal, que são recolhidos em mais de 21.000 pontos de monitorização nestes países, e os dados são actualizados numa base regular. Podemos ver aqui nesta imagem uns "amarelos" nas praias da Parede e São Pedro do Estoril.

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Importa aqui realçar o papel das autoridades ao assinalarem de forma pública estes problemas da qualidade das águas. As ferramentas e as tecnologias aqui utilizadas podem perfeitamente serem utilizadas para sinalizar outros tipos de dados ao público. Por exemplo, dados ambientais, demográficos, sociais, económicos ou outros. O exemplo do "eye on water" pode inspirar outros.

Apresentação Pública do Parquímetro Digital com fiscalização informada


Foi com uma grande satisfação que vi – finalmente – ser apresentado, no dia 30 de Junho, o projecto do parquímetro digital desenvolvido pela Link a partir de uma ideia comum de como as autarquias e empresas municipais podem melhor cumprir a sua função de regulador dos espaços públicos de estacionamento.

De facto, a Link dispunha já de uma estratégia de cartões inteligentes denominada SmartCITIES, que permite a desmaterialização dos pagamentos com multi-operadores e multi-serviços (desde serviços municipais até aos diversos transportadores de uma autarquia, integrado com os parques abertos, ou fechados). Esta oferta da Link permitiu alavancar um conceito inovador de Fiscalização Informada que pode elevar os niveis de receita e de melhor cumprimento das obrigações dos municipios ou empresas municipais com funções de gestão do estacionamento.

Não há nada pior que prevaricar e não haver sanção, estacionar sem pagar e não haver multa ou coima. Amanhã à hora de estacionar posso ter uma opinião diferente :-).

Agora mais a sério, perante um infracção, se houver normalmente uma sanção, acreditem que as pessoas, os autombilistas, começam a cumprimr genericamente a sua obrigação de pagar o estacionamento. Agora, num cenário em que a probabilidade de ser apanhados é baixa, então o “crime compensa”. E isso não gera receita, não dá credebilidade e não cumpre o objectivo de regular o estacionamento publico pela via da tarifa. É o pior dos cenários, onde apenas a força das “multas” disfarçam o baixo nivel de receitas que os municipios ou as empresas municiais normalmente têm nesta actividade.

E afinal o que é a Fiscalização Informada e como é que ela ajuda?

É simples. Vejamos com um exemplo: Sabe-se que na zona do Saldanha, em Lisboa, durante as horas de expediente, raramente há lugares vagos de estacionamento. Ou seja, se nesse momento, houver menos que 90 a 95% dos lugares de estacionamento, coberto por um talão de estacionamento válido, então é seguro dizer que:

  • Há fraude,
  • Não está a ser cumprida a função de regulação do estacionamento,
  • Há receita perdida pela autarquia ou empresa municipal e;
  • A imagem da autarquia ou da empresa Municipal é afectada pela perda de credibilidade na sua acção.

Então este conceito de Fiscalização Informada, permite que uma base de dados central que receba informação dos parquímetros sobre a emissão de talões de estacionamento (com hora de emissão e tempo de validade), possa rapidamente informar sobre o número de talões válidos em cada momento e para cada parque. Se o diferencial entre a ocupação “expectável” e o número de talões válidos for maior de um valor aceitável (p.ex 10%) então é altura para informar as equipas de fiscalização da maior probabilidade de “fraude” neste parque.

Ou seja, com o mesmo número de fiscais, e com mecanismos de eficiência como este da Fiscalização Informada, pode uma autarquia ou empresa municipal melhorar (bastante) a sua operação com ganhos de receita, indutor de credebilidade do operador e melhor regulação da função estacionamento da zona. Afinal de contas, estas são as razões existência do estacionamento tarifado.

O exemplo real de uma capital de distrito mostra que o retorno de investimento para o Parquímetro Digital é conseguido ao final de 6 meses. Notável.

É o somatório destas funcionalidades, que constitui o projecto do parquímetro digital da Link e que promete revolucionar que o panorama dos serviços integrados em torno de cartões multi-serviços, e de parquímetros mais e melhores integrados com um sistema de informação de apoio à gestão municipal.